Dopo le ferie: ripartire dalle priorità nella consulenza finanziaria

Il rientro dopo le vacanze estive può essere molto impegnativo da gestire: la sindrome da rientro è un insieme di sintomi emotivi, cognitivi e fisici che possono comparire al ritorno alla routine. Se poi le attività sono numerose e sembrano tutte urgenti, lo stress può amplificarsi significativamente. E per un consulente finanziario, questa circostanza si verifica spesso: tra mail da leggere, clienti da contattare, portafogli da monitorare e nuovi corsi di aggiornamento, il rientro può mettere in difficoltà anche il consulente più organizzato.

In tal caso, occorre metodo: utilizzare strumenti e strategie per pianificare l’attività attraverso l’assegnazione di priorità. Perché, per quanto possa apparire tutto un’emergenza in maniera indiscriminata, c’è sempre un ordine di priorità: definirlo può essere particolarmente utile quando non si sa da cosa partire.

Di seguito, un semplice iter da seguire per un consulente nella pianificazione del lavoro, per evitare che la sindrome da rientro abbia la meglio.

L’importanza di mettere per iscritto: la to-do list

Il primo passo per organizzare l’attività è quello di predisporre una lista con tutte le cose da fare. Può sembrare banale, ma mettere per iscritto è sicuramente uno dei primi passi da seguire per una pianificazione efficace. Si può pensare di avere tutto chiaro in testa, ma in realtà è molto facile dimenticarsi di un’attività nel mare magnum a cui si va incontro al rientro. Fare una to-do list, però, non è utile solo per ricordarsi tutto, ma anche per prendere consapevolezza di ciò che si ha da fare e, paradossalmente, per non farsi sopraffare dall’angoscia e dallo stress. Questo perché vedere le attività nero su bianco aiuta a razionalizzarle e a non demonizzarle. Permette di avere un’idea più chiara abbattendo l’incertezza ed è il primo passo per efficientare il lavoro.

Assegnare le priorità: la matrice di Eisenhower

La matrice di Eisenhower è un metodo di gestione del tempo che permette di organizzare le attività sulla base di due criteri: urgenza e importanza. Prende il nome da Dwight D. Eisenhower, il 34° presidente degli Stati Uniti, che durante il discorso pronunciato nel 1954 in occasione della Seconda Assemblea del Consiglio Mondiale delle Chiese, citò una riflessione del rettore della Northwestern University, il Dr.J. Roscoe Miller: “Ho due tipi di problemi, quelli urgenti e quelli importanti. Quelli urgenti non sono importanti, e quelli importanti non sono mai urgenti”.

Da tale frase trasse l’ispirazione Stephen Covey, autore de Le sette regole per avere successo, per sviluppare il famoso strumento di gestione del tempo. Quest’ultimo è suddiviso in quattro quadranti:

1. Da fare
2. Da programmare
3. Da delegare
4. Da eliminare

1. Da fare

Nel primo quadrante vanno tutte le attività che sono allo stesso tempo urgenti e importanti. Al primo impatto si può pensare che vadano tutte qua, ma occorre fare un lavoro di scrematura. Bisogna chiedersi se l’attività in questione ha chiare conseguenze e un impatto sui propri obiettivi a lungo temine.

Per esempio: un cliente ha richiesto un rapido intervento sul proprio portafoglio. Questa attività potrebbe richiedere prontezza d’azione perché incide sulla qualità del servizio e del rapporto di fiducia.

2. Da programmare

Il secondo quadrante ospita le attività non urgenti ma comunque importanti, che hanno un impatto sugli obiettivi a lungo termine. Seppur di importanza a lungo termine, si tratta di attività che possono essere svolte in un secondo momento.

Un esempio potrebbe essere quello di incrementare la propria rete e contattare nuovi potenziali clienti. È un’attività alla base del lavoro del consulente finanziario, ma non scade nel breve periodo.

3. Da delegare

Nel terzo quadrante vanno attività urgenti ma non importanti, che non hanno un impatto significativo nel lungo periodo.

Dato che l’attività di consulente finanziario comporta sempre più lavoro in team, delegare questo tipo di attività, che non richiedono il proprio controllo diretto e la propria responsabilità, può alleggerire il carico di lavoro.

Un esempio può essere rappresentato da compiti di natura più operativa, che non richiedono competenze tecniche specifiche o il proprio controllo diretto.

4. Da eliminare

È in questo quadrante che svolge il ruolo più importante il lavoro di scrematura. Qui vanno infatti le attività che, passate attraverso il filtro degli altri tre quadranti, non sono risultate né urgenti né importanti. Di fatto appesantiscono il lavoro e non apportano, effettivamente, valore aggiunto.

Si può pensare a riunioni a cui si è invitati più per conoscenza che perché si è direttamente coinvolti, oppure al controllo assiduo del proprio profilo LinkedIn senza uno scopo preciso.

L’agenda rimane protagonista

Una volta definite le attività e assegnate le priorità, l’agenda continua a mantenere un ruolo fondamentale per la pianificazione. Aiuta a tenere sotto controllo scadenze ed eventuali impegni extra lavorativi, creando un contesto più favorevole per la produttività. A tale scopo ci sono molti strumenti tecnologici a disposizione se l’agenda fisica è ritenuta troppo “alla vecchia maniera”: dal semplice calendario della posta elettronica a piattaforme più avanzate.

Qualsiasi professione si svolga, il rispetto delle scadenze è centrale: per un consulente, in cui la giornata lavorativa è scandita da appuntamenti con i clienti, l’agenda è un alleato particolarmente prezioso.

In generale, questi semplici passaggi possono aiutare un consulente a ridurre l’impatto emotivo del rientro dalle ferie e districarsi tra i mille impegni che la professione implica.